À VIVEA, les parcours individualisés sont des demandes collectives qui s’organisent autour de formations avec des durées différentes de formation pour les stagiaires :
- Parcours de formation modulaire : en fonction de leurs besoins, tous les stagiaires ne se forment pas sur les mêmes modules.
- Ateliers permanents : système d’entrées et sorties permanentes, au choix du stagiaire, avec mise à disposition de ressources et d’un formateur sur un site à des jours et des heures précises pendant une durée déterminée.
Les règles VIVEA spécifiques à la gestion des demandes de financement en parcours individualisé
- La demande de financement concerne au maximum 30 participants.
- La formation proposée doit être cohérente autour d’un seul domaine de compétence ou d’une seule thématique de formation.
- Elle ne peut pas comporter plus de 12 modules sous peine de refus à l’instruction de votre dossier.
- Chaque modalité de formation différente doit faire l’objet d’un module différent.
Par exemple : les temps de formation en présentiel doivent faire l’objet d’un ou plusieurs modules ; les temps de formation en distanciel doivent également faire l’objet d’un ou plusieurs autres modules.
La décision attributive de financement du dispositif de formation est donnée sur la base d’un nombre de stagiaires et d’un volume d’heures/stagiaire prévisionnel. Le volume d’heures/stagiaire est estimé par l’organisme de formation (sur la base, soit d’une durée moyenne de formation par stagiaire, soit par l’addition des heures de formation de chaque participant).
Pour faciliter la gestion des parcours, il est préconisé de limiter la demande de financement, en terme de durée, à un trimestre.
1. La demande de financement
Vous devez saisir pour l’ensemble du parcours
- Un nombre de stagiaires (maximum 30) ;
- Un volume global d’heures/stagiaire pour l’ensemble des participants ;
- La durée minimale des parcours : 7h ;
- La durée maximale : par précaution, nous vous préconi-sons de mettre la durée totale du parcours (somme de la durée des modules).
Vous devez saisir pour chaque module
- La durée maximum du module pouvant être effectuée par un stagiaire ;
- Le nombre de participants – par précaution, nous vous préconisons de mettre le nombre maximum de stagiaires ;
- La période de réalisation prévisionnelle de ce module ;
- La modalité de formation de ce module, plusieurs options sont possibles :
• Présentiel (séances collectives) ;
• À distance (non présentiel) ;
• Atelier permanent.
Pour les modules à distance
- Dans la rubrique « moyens d’encadrement » préciser les activités pédagogiques à réaliser par le stagiaire et le temps moyen estimé pour les réaliser, décrire les modalités techniques et pédagogiques d’assistance du stagiaire, le lieu (il peut être virtuel).
Si l’aide n’est pas immédiate, le délai de réponse est, pour VIVEA, de 24h maximum ;
- Dans la rubrique « Critères et modalités d’évaluation des résultats », précisez les modalités d’évaluation des séances à distance ; ces évaluations sont organisées en fin de formation sauf formations de 35h et plus pour lesquelles une ou plusieurs évaluations intermédiaires (jalons) sont indispensables.
2. L’inscription des stagiaires
Vous pouvez inscrire en ligne tous les stagiaires en sélectionnant les modules auxquels ils participent.
3. La réalisation de l’action
La déclaration de démarrage de session (DDS)
- Pour les modules de formation à distance, vous pouvez enregistrer la (DDS) en période sans durée minimale.
- Pour les modules en présentiel, la durée minimale pour une saisie de la DDS en période est de 100h. Elle est a saisir en ligne sur l’extranet.
- Pour les ateliers permanents, vous pouvez enregistrer la DDS en période sans durée minimale sur l’extranet.
La déclaration de modification
Elle concerne les dates, le lieu, les formateurs, elle est à réaliser sur l’extranet.
La réalisation de l’action
Afin de compléter votre dossier de réalisation, merci de vous référer au memento “organisme de formation”
Les justificatifs à conserver par l’organisme
- L’original de la feuille d’émargement pour les temps en présentiel et/ou de l’attestation d’assiduité du stagiaire (certificat de réalisation) pour les temps à distance.
- Pour les modules de formation à distance, les justificatifs qui ont permis d’établir le temps déclaré dans l’attestation d’assiduité du stagiaire :
- activités pédagogiques réalisées par le stagiaire,
- traces de l’assistance technique et pédagogique apportée au stagiaire,
- évaluations des temps à distance et jalons intermédiaires (formation 35h et plus),
- temps de connexion sur une plateforme.
Ces pièces pourront vous être demandées par VIVEA ou tout autre organisme habilité, dans le cadre des contrôles approfondis.
4. Le paiement de l’action
La prise en charge est calculée sur la base de la présence effective de chaque stagiaire (minimum 7h) dans la limite des montants attribués.