Avant la formation
Étape 1 : créer votre demande de financement
Créez et déposez la demande de financement en ligne depuis votre espace VIVEA.
Afin que votre demande soit traitée, nous vous remercions de la déposer avant la date limite de dépôt des demandes de financement [1].
Certains éléments renseignés dans votre demande de financement sont automatiquement publiés sur ce site internet rubrique formation [2].
Ce système facilite l’accès à l’information des chefs d’entreprise agricole.
Besoin d’aide pour la création de votre espace sur l’extranet ? Contactez-nous [3].
Étape 2 : VIVEA examine et répond à votre demande de financement
La demande de financement est conforme techniquement si elle répond aux critères suivants :
- il s’agit bien d’une action de formation au titre des articles L. 6313-1 [4] et L. 6353-1 [5] du code du travail. Elle remplit les conditions des articles L6316-1 [6] et R6316-1 [7] relatifs à la qualité de la formation ;
- tout ou partie du public prévu est considéré comme éligible aux financements par VIVEA (chef d’exploitation agricole, entrepreneur du paysage ou de travaux forestiers, collaborateur d’exploitation ou d’entreprise agricole, aide familial, cotisant de solidarité à jour de ses cotisations VIVEA ou personne reconnue comme engagée dans un PPP) ;
- respect des règles et procédures de financement de VIVEA (cf. conditions générales consultables sur l’extranet) ;
- respect des règles spécifiques d’éligibilité de VIVEA : des spécificités pour certaines actions comme « l’accompagnement individualisé » et les formations « mixtes digitales » – contactez votre délégation [8] pour en savoir plus ;
- respect des conditions fixées par l’appel d’offres permanent du comité ;
- respect des règles du cofinanceur éventuel (consultables sur l’extranet).
Si votre demande est conforme aux règles de la formation professionnelle et aux règles d’éligibilité VIVEA, VIVEA décide d’accorder ou non un financement en fonction de ses disponibilités financières.
VIVEA vous communique par e-mail les décisions d’attribution à la date de clôture de la session d’instruction [1].
Étape 3 : la convention de financement de la formation
Pour chaque action de formation acceptée, l’accord de financement fera l’objet d’une convention reprenant les caractéristiques du dossier.
Cette convention sera signée par signature électronique avancée conjointement par la personne identifiée comme responsable légal ou délégataire au sein de votre structure et par VIVEA.
La demande de financement sera placée en annexe de cette convention.
Étape 4 : inscrire vos stagiaires avant le démarrage de la formation
Une fois le financement accordé, inscrivez les stagiaires depuis votre espace extranet avant le démarrage de la formation.
Les stagiaires recevront un e-mail demandant leur consentement dès que vous les inscrirez à la formation. Ce consentement autorise VIVEA à régler l’organisme de formation pour leur compte.
Pour en savoir plus, cliquez ici [9].
Afin de permettre au plus grand nombre de ses contributeurs de se former, VIVEA a mis en place un plafond annuel de prise en charge de 3 000 euros à ne pas dépasser.
- Ce crédit est disponible sur l’année civile, de janvier à décembre ;
- Une formation commencée en année N peut se terminer en mars de l’année N+1 ;
- La disponibilité de la prise en charge se calcule au démarrage de la formation ;
- Le crédit n’est pas reportable d’une année sur l’autre ;
- Lorsque le stagiaire a dépassé son plafond annuel, l’organisme de formation demande, en plus de l’éventuelle contribution stagiaire prévue dans son devis (« CS devis »), une contribution stagiaire additionnelle (« CS additionnelle »), l’ensemble correspondant au montant qui sera à la charge du stagiaire.
Les éléments tarifaires sont contractuels et ne pourront subir aucune modification a posteriori.
En savoir plus sur la contribution stagiaire additionnelle à réclamer [10].
Étape 5 : déclarer le démarrage de la session de formation
Pour chaque formation bénéficiant d’une convention de financement, vous saisissez et validez en ligne une déclaration de démarrage de session (DDS).
Elle est obligatoire et doit être saisie depuis votre espace au plus tard la veille (J-1) du début de l’action de formation.
Vous pouvez créer une déclaration de modification en ligne, depuis votre espace, en cas :
- de changement de date, de lieu, d’horaire ou d’intervenant ;
- de réduction de la durée ;
- d’annulation d’une action de formation.
La demande de modification doit être saisie au plus tard la veille (J-1) de la date démarrage de session initialement prévue dans la convention de financement ou déclaration de démarrage de session (DDS).
Étape 6 : réaliser votre formation
Vous réalisez votre formation et vous vous assurez que vous remplissez bien les conditions légales et réglementaires et notamment la signature par les participants des pièces attestant de leur présence par demi-journée au fur et à mesure du déroulé de la formation.
Après la formation
Étape 7 : compléter la grille de présence sur votre espace extranet
Depuis votre espace extranet VIVEA :
- Complétez la grille de présence.
- Confirmez les inscrits.
- Signez électroniquement les certificats de réalisation de chaque stagiaire.
Vous pouvez connaître immédiatement le montant de la facture sous réserve du contrôle des pièces.
Pour en savoir plus, cliquez ici [9].
Étape 8 : transmettre le dossier de réalisation
Le dossier de réalisation doit être finalisé au plus tard 45 jours après la fin de l’action.
Tout dossier reçu hors délai expose l’organisme de formation à un refus de paiement.
VIVEA se réserve le droit d’effectuer à tout moment un contrôle sur site de la réalité et de la conformité de la formation.
Pour en savoir plus, cliquez ici [9].
Étape 9 : facturation et règlement
Après réception et contrôle des justificatifs fournis, VIVEA vous notifie par e-mail que vos factures sont disponibles sur votre espace extranet.
En savoir plus sur la facturation et le règlement [9].
Cas spécifiques
Actions cofinancées
Lorsqu’une action de formation est éligible à cofinancement, VIVEA se charge de le mobiliser.
En aucun cas, un cofinancement ne peut être recherché et géré par l’organisme de formation en parallèle de la demande de financement faite à VIVEA.
Vous serez alors informé et invité à vous conformer aux obligations du cofinanceur inscrites dans la fiche du cofinancement téléchargeable depuis votre espace extranet.
Certains justificatifs peuvent être demandés par les cofinanceurs, en savoir plus [9].
Demande de financement en Parcours Individualisé (PI)
À VIVEA, les parcours individualisés sont des demandes collectives qui s’organisent autour de formations avec des durées différentes de formation pour les stagiaires.
En savoir plus sur comment gérer votre demande de financement en parcours individualisé (PI) [11].